CEO AT&T và JPMorgan: Vào họp mà không lên tiếng thì đừng ngồi đó

Không chuẩn bị trước, không phát biểu bằng dữ liệu thì đừng dự họp. Đó là quan điểm chung được John Stankey, Tổng giám đốc điều hành AT&T(T), và Jamie Dimon, Tổng giám đốc điều hành JPMorgan Chase(JPM), đưa ra khi bàn về cách làm cho các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn. Cả hai đều nhấn mạnh rằng người tham dự cần chuẩn bị kỹ và phát biểu dựa trên căn cứ rõ ràng, thay vì chỉ ngồi nghe một cách thụ động.

Theo Fortune đưa tin ngày 6 (giờ Hàn Quốc), nội dung này được hai vị CEO chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn chung do LinkedIn thực hiện. Ông Stankey cho biết người tham dự họp phải đọc tài liệu trước và chuẩn bị sẵn quan điểm của riêng mình trước khi bước vào phòng họp.

CEO Stankey nói ông "thích tranh luận" và người dự họp "đừng chỉ bước vào đó như một khán giả đứng xem". Ông giải thích thêm rằng ý kiến đưa ra trong cuộc họp phải dựa trên **sự thật, thông tin và dữ liệu** cụ thể, chứ không phải cảm nhận mơ hồ.

Ông cũng cho rằng nếu một nhân viên không sẵn sàng phát biểu hoặc không thể đóng góp ý kiến mang tính xây dựng, thì cần đặt lại câu hỏi liệu người đó có thực sự cần có mặt trong phòng họp hay không. Nói cách khác, tiêu chuẩn không nằm ở việc có mặt, mà ở việc đóng góp được gì cho cuộc họp.

CEO Dimon cũng đưa ra tiêu chuẩn tương tự. Ông cho rằng người lãnh đạo phải tạo ra một môi trường để nhân viên có thể thoải mái phản biện hoặc nêu ra những vấn đề gây khó chịu.

CEO Dimon chia sẻ: "Nếu ai đó nói tôi sai, tôi không hề tức giận", đồng thời nói thêm "tôi chỉ muốn làm điều tốt nhất có thể cho khách hàng, cho đất nước và cho công ty". Theo ông, mục đích của một cuộc họp không phải để giữ thể diện, mà để đưa ra được quyết định tốt hơn.

Phát biểu của hai vị CEO cho thấy một bộ phận lãnh đạo các tập đoàn lớn tại Mỹ đang ngày càng coi trọng sự chuẩn bị và đóng góp thực chất của người tham dự họp. Quan điểm chung là chỉ khi người dự họp vừa có thể phản biện vừa có căn cứ đi kèm, cuộc họp mới thực sự giúp ích cho quá trình ra quyết định.

Vấn đề mà CEO Stankey đặt ra không chỉ dừng lại ở việc cắt giảm số lượng cuộc họp. Điều ông quan tâm hơn là người bước vào phòng họp phải mang theo quan điểm và căn cứ đã được chuẩn bị sẵn, để thời gian không bị lãng phí.

Việc ứng dụng AI cũng đang thay đổi cách chuẩn bị cho các cuộc họp. CEO Stankey cho biết việc tiếp nhận thông tin thông qua trò chuyện với AI giúp ông nắm bắt nội dung nhanh hơn.

CEO Dimon cũng đồng tình: "Tôi cũng dùng cách tương tự", ông nói, "tôi dùng Gemini hoặc Google để tìm hiểu thông tin một cách rất nhanh và sâu". Ông cho biết bản thân luôn cố gắng rà soát tài liệu cần thiết trước khi bước vào cuộc họp.

Tuy nhiên, sự thay đổi mà hai CEO nhắc đến không đồng nghĩa với việc từ bỏ khâu chuẩn bị trước. Nguyên tắc đọc và rà soát tài liệu vẫn được giữ nguyên, chỉ có cách thức tiếp cận và tổng hợp thông tin đang kết hợp thêm với các công cụ AI.

Tại một sự kiện của Fortune năm ngoái, CEO Dimon cũng từng chia sẻ rằng ông đọc tài liệu trước khi họp và tập trung hoàn toàn trong suốt cuộc họp. Ông cũng từng nói rằng những cuộc họp kém hiệu quả thì nên loại bỏ hẳn.

Câu chuyện về văn hóa họp hành gắn liền với cấu trúc ra quyết định của doanh nghiệp. Tại các tập đoàn lớn, cuộc họp thường có sự tham gia của nhiều phòng ban và cấp bậc khác nhau, nên nếu phản biện đến muộn hoặc bị đẩy sang một cuộc họp khác, tốc độ triển khai công việc có thể bị chậm lại.

Điểm chung mà cả hai CEO nhấn mạnh là điều cần thiết trong phòng họp không phải là sự hiện diện đơn thuần, mà là **những phán đoán đã được chuẩn bị kỹ và những phát biểu có trách nhiệm**. Công cụ AI có thể giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, nhưng chất lượng cuộc họp vẫn phụ thuộc vào đóng góp của người tham dự.

Phát biểu của CEO Stankey và CEO Dimon có thể được xem như một cách định nghĩa lại vai trò của người dự họp: từ người lắng nghe trở thành người đưa ra ý kiến đã qua kiểm chứng. Thông điệp chung là hiệu quả của cuộc họp phụ thuộc vào sự chuẩn bị, khả năng phản biện và kết luận có thể thực thi, chứ không nằm ở công cụ được sử dụng.